Cómo enfrentar los riesgos de un proyecto para evitar costos de más

Entre 30% al 45% de los proyectos fallan antes de su término. Más de la mitad de los proyectos sobrepasan su duración y costos en más del 200%. Para reducir las fallas y los costos de más, es importante conocer cuáles son los tipos de riesgos a los que nos enfrentamos, para poder evitarlos, externalizarlos o mitigarlos a tiempo.

Con el surgimiento de nuevas tecnologías, nuevos métodos de trabajo, cambios de prioridades y estándares en los clientes e incluso una pandemia de por medio, se introducen más factores de riesgo en los proyectos.

El riesgo es tratado dentro de los estándares de seguridad, porque afectan a la empresa. Por ejemplo, se tratan en ITIL, ISO 27001, Project Management Institute (PMI) e ISO 31000:2018.

Tipos de riesgo

• De negocio: por ejemplo, requerimientos que cambian frecuentemente, contrapartes mal  preparadas, oposición interna al proyecto, falta de conocimiento del proceso, opiniones divergentes entre unidades internas, etc.
• Personas: Falta de conocimiento, resistencia a las nuevas habilidades / tecnologías, un actor clave deja el equipo, conflictos internos, dedicarse mucho tiempo a tareas equivocadas, etc.
• Administración: cambios en la dirección del proyecto, ampliación del alcance, no se definió bien el proyecto (costos, alcance, calidad, tiempo), falla en la comunicación, etc.
• Técnicos: falta de conocimiento en la nueva tecnología, dependencia de sistema legados, la nueva tecnología no funciona, errores iniciales en definiciones, nuevas versiones de Software serán liberadas prontamente, etc
• Proveedores: No existe apoyo de proveedores, tiempos de entrega sobrepasan a los comprometidos, deficiente calidad de lo entregado, sobredependencia de un proveedor, etc.

El Project Management Institute (PMI) entrega algunos consejos para el manejo anticipado del riesgo en el proyecto. De acuerdo a PMI los pasos son los siguientes:

• Identificación temprana de los riesgos
• Enunciar los riesgos
• Genera un plan de respuesta para cada uno
• Controlar durante el proyecto
• Sintetizar la experiencia para que sirva como insumo para futuros proyectos a través de las
  lecciones aprendidas.

PMI sugiere partir todo proyecto con una definición general de una o dos páginas. En este documento de alto nivel, conocido como Concepto de proyecto (Project concept), se definen objetivos, alcance, principales hitos, los actores que intervendrán (sus roles),  beneficios, plazos y costos del proyecto, y los riesgos potenciales que inicialmente son
detectados.

Ya iniciado el proyecto, el Jefe de Proyecto o Project Manager (PM) deberá definir, monitorear y mantener el manejo del riesgo. Para ello, el PMI define un documento específico llamado "Plan de administración del riesgo". Este plan toma como insumos el Project Concept, la identificación de los personas claves, el análisis de las variables críticas (alcance, plazos y costos) y cómo podrían verse afectadas, la respuesta ante el riesgo por parte del cliente (adverso o tolerante), la experiencia que existe al interior de la empresa en proyectos similares o con el mismo cliente.

También toma otras fuentes de información como otros proveedores, ex-empleados, etc. Con todo ello, se crea un documento que categoriza, prioriza los riesgos según tipo y genera una respuesta para cada uno, indicando cómo deben ser abordados.

El proceso de revisión de los riesgos es constante durante el proyecto (se actualiza el documento de Plan de administración del riesgo) para evitar formar parte de las estadísticas de casos en que se sobrepasaron los costos y los plazos, o aquellos en que el proyecto fue abortado antes de su fin.